Lleoliad:
Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Llun, 10 Hydref 2016
Amser: 13. - 15.00
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau’r Bwrdd Rheoli: |
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Elisabeth Jones, Prif Gynghorydd Cyfreithiol Mair Parry-Jones, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil Mike Snook, Pennaeth Pobl a Lleoedd Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau’r Comisiwn Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Christopher Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth Gareth Watts, Pennaeth Dros Dro Llywodraethu ac Archwilio Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Lowri Williams, Head of Human Resources Mark Neilson, Pennaeth TGCh a Dalledu Sulafa Thomas, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid Matthew Richards, Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol |
|
Staff y Bwrdd Rheoli: |
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth) |
|
Eraill yn bresennol |
Ni chafwyd ymddiheuriadau na datganiadau o fuddiant.
Cytunodd Chris Warner i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion staff.
Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Gorffennaf yn gywir.
Neilltuwyd y cyfarfod Bwrdd Rheoli hwn i gynllunio'r gweithlu, fel rhan o'r cynllunio blynyddol ar gyfer capasiti ac adnoddau. Diben hyn oedd trafod pa adnoddau ychwanegol neu adnoddau gwahanol y mae eu hangen ar bob Cyfarwyddiaeth yn y tymor byr, y tymor canolig a'r tymor hir i gyflawni nodau strategol y sefydliad yn sgil heriau sylweddol y Pumed Cynulliad.
Nod y cyfarfod oedd pennu lle'r oedd yn bosibl rhoi cyfeiriad clir o ran ariannu adnoddau a herio unrhyw beth sy'n peri amheuaeth.
Rhoddodd Nia Morgan drosolwg o'r gyllideb ddrafft a bennwyd yn ddiweddar ar gyfer 2017-18, a oedd yn seiliedig ar gynnydd yn sgil chwyddiant ynghyd ag un y cant. Disgwylir i adroddiad y Pwyllgor Cyllid yn craffu ar y gyllideb gael ei gyhoeddi ar 21 Tachwedd. Amlinellodd Nia'r effaith ariannol o gynyddu niferoedd staff hefyd, ynghyd â'r swm a glustnodwyd i brosiectau eisoes, gan flaenoriaethu fel y bo'n briodol.
Diolchodd Claire Clancy i'r Bwrdd am ei waith wrth baratoi a mynegi'r opsiynau a'r dadleuon, gan nodi'r ymdeimlad o her a oedd eisoes i'w gael cyn y cyfarfod.
Dechreuodd y Bwrdd Rheoli graffu ar gynlluniau meysydd gwasanaeth gyda'r Gyfarwyddiaeth Busnes, ac amlinellodd Adrian Crompton yr heriau allweddol sy'n effeithio ar yr adnoddau sydd eu hangen, sef: cynnydd yn nifer y pwyllgorau; wythnos busnes estynedig; a blaenoriaethau'r Comisiwn a'r Llywydd newydd.
Y ffactorau eraill sy'n effeithio ar adnoddau yw'r pwyslais cynyddol ar ymgysylltu mewn pwyllgorau; rhaglen FySenedd, a fyddai'n cael effaith ar sgiliau ac arferion gwaith ar draws y sefydliad; a newidiadau cyfansoddiadol yn sgil Bil Cymru a Brexit. Er gwaethaf ailstrwythuro staff a sgiliau, mae'r galw am adnoddau'n parhau, a'r blaenoriaethau pennaf yw cefnogi ymgysylltiad digidol a strwythur newydd y pwyllgorau.
Yn dilyn hynny, amlinellodd Dave Tosh y gofynion a nodwyd gan y Gyfarwyddiaeth Adnoddau, sef yr heriau ar gyfer Diogelwch drwy gydol yr wythnos busnes estynedig ac amserlen y pwyllgor yn benodol, a'r pwysau a ddaw yn sgil hynny ar yr adran Ystadau ar gyfer cynnwys yr holl bwyllgorau. Byddai gofynion eraill yn unol â newidiadau strwythurol gyda chynllun i aildrefnu gwasanaethau wrth i amser fynd yn ei flaen.
Amlinellodd Craig Stephenson y blaenoriaethau ar gyfer Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau'r Comisiwn, gyda'r Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau'n canolbwyntio ar y paratoadau ar gyfer y Prif Weithredwr newydd a darparu gwydnwch a safon uchel wrth gyflwyno negeseuon allweddol gan y Llywydd. Bu'r adolygiad Digwyddiadau sydd ar waith ar hyn o bryd yn hwb i effeithlonrwydd, a disgwylir i'w ganlyniad gael ei ystyried gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Tachwedd. Bu mwy o alw am gyfieithu ar y pryd yn arbennig yn y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi yn sgil y cynnydd hwn mewn oriau busnes.
Yna, ystyriodd y Bwrdd Rheoli y rhestr lawn o gynigion a ddaeth i law, a phenderfynu beth oedd y prif flaenoriaethau, gan gytuno ar 20 o gynigion i'w cyflwyno i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau. Cytunwyd mewn egwyddor ar ddwy swydd arall yn yr adran TGCh, gyda chais i ystyried ymhellach sut i ledaenu'r adnoddau ar draws y tîm. Byddai'r swyddi na gafodd eu cymeradwyo'n cael eu hailystyried yn y cyfarfod nesaf er mwyn eu harchwilio ymhellach ac ystyried amseriad a blaenoriaethu. Byddai'r graddau y mae'r cynigion wedi rhoi ystyriaeth ddigonol i'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol yn cael eu hystyried bryd hynny hefyd.
Byddai angen i'r Bwrdd Rheoli fod yn eglur ynghylch y gofynion dros y misoedd nesaf er mwyn paratoi'n effeithiol ar gyfer cyllideb y flwyddyn ganlynol.
Camau i’w cymryd:
· Bydd Nia Morgan yn diwygio'r daenlen arfaethedig i gynnwys y swyddi sydd wedi cael eu cymeradwyo'n gychwynnol;
· Bydd Dave Tosh yn adolygu'r cynigion Diogelwch ac yn penderfynu ar flaenoriaeth y gofyniad;
· Bydd Lowri Williams yn adolygu gofynion Adnoddau Dynol yn sgil y cynigion, ac yn ystyried beth fyddai'r ffordd orau o leddfu'r pwysau.
Cytunodd y Bwrdd Rheoli y byddai'r materion a godwyd yn y sesiwn ymwybyddiaeth iechyd meddwl a gynhaliwyd gan Amser i Newid Cymru y diwrnod hwnnw yn cael eu trafod yn y cyfarfod nesaf (Camau i'w cymryd)
Nid oedd unrhyw fater arall. Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 3 Tachwedd 2016.